Soluzioni di Archiviazione Email

Archivia tutte le email in entrata e uscita, inclusa la PEC, garantendo sicurezza, integrità e immodificabilità del dato.

Come?

EasyArchiver è una soluzione di archiviazione email semplice ed efficace, dedicata all'Email Governance, al Risk Management e all'email Compliance che fornisce un rapido ed efficiente servizio di e-Discovery con ricerche istantanee full-text.
L'archiviazione della posta è buona pratica aziendale ma è soprattutto un obbligo di legge. Conservare tutte le email inviate e ricevute è però un'attività complessa perchè, se non archiviate in un altro luogo, rimangono nella mailbox del mittente e del destinatario e non sono quindi tracciabili.

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Dichiaro di aver preso visione dell'informativa privacy e autorizzo Easytech S.p.A. al trattamento dei miei dati personali, che saranno trattati ex Artt. 13-14 del Regolamento (UE) n.679/2016 (c.d. G.D.P.R.) sulla protezione dei dati personali, per le finalità ivi indicate

Dichiaro di aver preso visione dell'informativa privacy e autorizzo Easytech S.p.A. al trattamento dei miei dati personali, che saranno trattati ex Artt. 13-14 del Regolamento (UE) n.679/2016 (c.d. G.D.P.R.) sulla protezione dei dati personali, per finalità relative all’invio di comunicazioni informative, promozionali e commerciali, nonché newsletter da parte di Easytech S.p.a.

Perché la tua azienda ha bisogno di un Email Archiver?

Obbligo
di legge

Le email a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservate per 10 anni, tramite processi e strumenti che garantiscano qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità del dato. Si tratta infatti di documenti informatici che in quanto corrispondenza, devono essere conservati ordinatamente. (Articolo 2214 del Codice Civile - Articolo 22 del Dpr 600/1973)

Proteggere
le informazioni aziendali

Dotarsi di un sistema di archiviazione significa fornire alla memoria aziendale delle risorse necessarie, consentendo il recupero e la disponibilità dei dati delle email, per tutelarsi anche in caso di controversie giuridiche. È uno storage sicuro sia per le email in entrata che per quelle in uscita per ogni utente, le copie esatte di ciascuna vengono archiviate senza limiti di tempo con marca temporale e crittografate.

Aumentare
la produttività

Permette di consultare in modo semplice e veloce le email (e-Discovery), anche quelle cancellate dalla mailbox, tramite ricerche con parole chiave e migliora le prestazioni del server di posta che senza lo storico delle email è più reattivo e veloce. Memorizza i dati in formati facilmente accessibili così da eliminare il rischio di data loss.

Quali sono le caratteristiche principali?

Pronto e funzionante in pochi minuti grazie a un setup semplice e intuitivo
Archiviazione immediata e continua su virtual appliance cloud di tutte le email
Disponibilità immediata dei contenuti e semplicità nella ricerca tramite filtri
Possibilità di eliminare le vecchie email dal server di posta
Policy di archiviazione flessibile in relazione alla tipologia di email
Copia istantanea di ogni email
Archiviazione per un periodo di tempo infinito
Archiviazione istantanea per i server di posta con funzionalità journaling,
Sincronizzazione giornaliera per i server di posta senza funzionalità journaling
Importazione delle email da SMTP journaling, Exchange, Office 365, POP3, IMAP, PST, EML Archive

Storage sicuro e ridondato tramite architettura basata su due archivi non sincronizzati
Dati archiviati in formato open, non sono necessari software per esportare l’archivio
Replica e mantenimento delle cartelle personali degli utenti
Accessibile in tempo reale tramite l’appliance da interfaccia web o tramite plugin di Outlook
Soluzione scalabile per aziende di ogni dimensione
Eliminazione delle email archiviate abilitata solo per l’utente amministratore
Accesso dell’utente amministratore immediato e sicuro con DPO e One Time Password
Previsti 80 livelli di sicurezza per creare ruoli utente personalizzabili
Sistema di crittografia AES256 applicato ad ogni email
Applicazione di marca temporale RFC 3161 a garanza di inalterabilità e immodificabilità del contenuto

Implicazione GDPR dell’Archiviazione

Dal 2007 ogni azienda dovrebbe avere un regolamento interno per la gestione della posta elettronica che specifica che il suo utilizzo è finalizzato all’azienda; chi può utilizzare l’email; quali sono le conseguenze giuridiche dell’utilizzo; quali sono le conseguenze disciplinari in caso di violazione; quali sono le modalità di archiviazione e come gestire la casella di posta di un ex dipendente.

Con l’attuazione di questo regolamento la proprietà della casella di posta è dell’azienda, che ha quindi il diritto di accedervi in qualsiasi momento, anche senza la presenza del relativo proprietario. Per la gestione della casella di posta degli ex dipendenti è necessario che l’azienda stabilisca da subito un piano di Data Retention, dove viene specificato il periodo di conservazione oltre il quale i dati dovranno essere eliminati. Al momento della fine della collaborazione la casella di posta deve essere subito disabilitata, dato che i riferimenti dell’ormai ex dipendente non possono più essere utilizzati, ma i suoi dati e le sue email devono essere conservate per 10 anni come previsto dal codice civile. Scaduti i 10 anni la cancellazione dovrà essere automatica.

Archiviazione della Posta Elettronica Certificata (PEC)

La PEC è uno strumento di comunicazione telematica che si differenzia dalla posta elettronica ordinaria poiché permette di associare al messaggio la “PROVA LEGALE” della sua spedizione e della sua ricezione da parte del destinatario.
Una sua corretta gestione deve soddisfare le caratteristiche di:

Provenienza certa
Gestore terzo e qualificato
Processo certificato e qualificato secondo le regole tecniche in concreto applicabili
Sistema documentale conforme

Essendo documenti informatici, l’art. 43 del Codice dell’amministrazione Digitale (CAD) impone che la conservazione delle PEC debba essere eseguita secondo determinate regole: identificabilità certa del soggetto che ha creato il documento; integrità del documento (attraverso l’apposizione della marca temporale); leggibilità e agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari, e rispetto delle misure di sicurezza.

EasyArchiver rispetta tutte le normative

Obbligo di conservazione delle comunicazioni aventi rilevanza giuridica e commerciale per 10 anni

Retention rules e archiving rules per una conservazione personalizzata in base alle necessità aziendali.

Conservazione del dato nel rispetto della sua integrità, originalità e immodificabilità

Per ogni email archiviata Email encryption AES256 e Marca temporale RFC3161 rendendole anche legalmente valide.

Accesso agli archivi

Accesso ai dati sensibili subordinato ad approvazione DPO (Data Protection Officer) e sistema One Time Password per garantire all’azienda di accedere sempre agli archivi, nel rispetto della privacy individuale.

Codice dell’amministrazione Digitale, Art. 43 Archiviazione Posta Elettronica Certificata

Marca temporale RFC3161; Crittografia AES256; verifica del certificato del Gestore di Posta Certificata del mittente.

L'EmailArchiver agisce dove il backup non basta

FUNZIONE	BACKUP	ARCHIVER
Archiviazione completa di tutte le email	Le email potrebbero essere cancellate prima di effettuare il backup	L’archiviazione avviene in tempo reale
Contenuto inaterabile	Le email potrebbero essere eliminate una volta ricevute o prima che il backup venga eseguito	Marca temporale per ogni email archiviata (rfc3161), inalterabilità del contenuto garantita
Gestione spazio complessivo	Licensing calcolato a utente	Licensing calcolato sullo spazio complessivo occupato
Accessibilità	Accesso tramite amministratore IT, non semplifica il reperimento, il recupero e il ripristino dei dati quando necessario	Accesso tramite app da utente, semplifica il reperimento, dati disponibili e accessibili in caso downtime
Sicurezza garantita	Conservazione on premise soggetta a potenziali attacchi/guasti	Conservazione dati su architettura ridondata e sicura